# Workflows

> Wenn das passiert, tu jenes: deterministische Automatisierung ohne Code.

Ein Workflow ist eine Regel: ein Auslöser, eine optionale Bedingung und eine Liste von Aktionen. Er läuft genau so, wie er geschrieben ist, ohne KI dazwischen.

## Einen Workflow anlegen

1. Öffne **Einstellungen → Workflows** und klicke auf **Workflow anlegen**.
2. Benenne ihn, zum Beispiel „Gewonnener Deal → Projekt + Kickoff-Aufgabe".
3. Wähle den **Auslöser**: **Deal angelegt**, **Deal-Phase geändert**, **Aufgabe angelegt**, **Aufgabenstatus geändert**, **Meilenstein abgeschlossen**, **Rechnung festgeschrieben**, **Rechnung überfällig**, **Rechnung beglichen**, **Zahlung erfasst**, **Mahnung versendet**, **Eingangsrechnung freigegeben** oder **Eingangsrechnung als bezahlt markiert**.
4. Füge eine Bedingung hinzu, wenn die Regel nur manchmal gelten soll, zum Beispiel für eine bestimmte Phase.
5. Füge die Aktionen der Reihe nach hinzu: eine Aufgabe anlegen, einen Kommentar hinzufügen, einen Deal verschieben, eine E-Mail senden und so weiter.
6. **Aktivieren**.

## Regeln, die immer gelten

- Nur Aktionen aus dem Workflow-Katalog sind erlaubt, geprüft beim Speichern und noch einmal beim Ausführen.
- Ein laufender Workflow verwendet die Definition, wie sie beim Start war; das Bearbeiten der Regel ändert laufende Ausführungen nicht.
- Mit **Menschliche Freigabe für Workflow-Schreibzugriffe verlangen** unter Einstellungen → KI warten die Schreibzugriffe eines Workflows unter Freigaben auf eine Freigabe, bevor er weiterläuft.
- Das Senden von E-Mails ist die eine Aktion mit Wirkung außerhalb des Workspace; sie kann in seltenen Fällen mehr als einmal zugestellt werden, also halte solche Regeln auf der Empfängerseite idempotent.

**Läufe** am Workflow zeigt jeden Lauf mit seinem Ergebnis.