Agenturen
Seht an jedem Tag des Monats, wie viel von jedem Retainer verbraucht ist, und rechnet Mehrstunden mit dem Zeitraum ab.
Drei ganz normale Wochen. Beispiele zur Veranschaulichung, keine Kundengeschichten.
Ein Social-Media-Retainer umfasst 20 Stunden im Monat. Das Team leistet 26, gesehen wird es erst bei der Rechnung, bezahlt werden 20.
Mit workelligence: Der Verbrauch des Retainers ist an jedem Tag des Monats sichtbar, und bei der Abrechnung des Zeitraums erscheinen die 6 Mehrstunden als Überschreitung neben den abgedeckten Stunden.
„Kannst du die Banner noch kurz anpassen?“ Drei Stunden später ist es erledigt, im Retainer verbucht und darin verschwunden.
Mit workelligence: Das Periodenjournal zeigt jeden Eintrag zum Retainer vor der Abrechnung, damit ihr entscheiden könnt, was ihr mit dem Kunden besprecht.
Zeiten werden freitags aus dem Gedächtnis nachgetragen, und kurze Calls und schnelle Korrekturen fehlen zuerst.
Mit workelligence: Ein Timer läuft mit, während ihr arbeitet, und fehlende Tage sind in jeder Woche markiert.
KI-Agent
Von Deal bis Rechnung führt workelligence deine Agentur, und alles davon ist für deinen KI-Agenten erreichbar: ein nativer MCP-Server, Briefings als Kontext zu jedem Projekt und jeder Firma, und ein Freigabemodus, in dem jede Schreibaktion auf eine Person wartet. Eine Rechnung schreibt weiterhin nur ein Mensch fest.
Beispiel aus der App: Ein über den MCP-Server verbundener Assistent schlägt eine Aufgabe vor; der Vorschlag wartet im Posteingang, bis eine Person ihn freigibt, dann wird er ausgeführt.
Dauerrechnungen
Leg den Rhythmus einmal fest, wöchentlich bis jährlich, mit dem Abrechnungstag deiner Wahl. Jeder Lauf erzeugt den Entwurf, oder schreibt ihn für dich fest, wo sich von Monat zu Monat nichts ändert.
Beispiel aus der App: Die Liste der Dauerrechnungen mit Rhythmus, Abrechnungstag und nächstem Lauf; der monatliche Lauf einer Pauschale erzeugt die Oktoberrechnung und schreibt sie fest.
Zeiterfassung
Ein Timer, während du arbeitest, eine Wochenansicht, die Tage ohne Zeit markiert, und die Vorwoche mit einem Klick kopiert. Abrechenbare Zeit sammelt sich am Projekt, bis du abrechnest.
Beispiel aus der App: Eine Woche erfasster Zeiten, Tag für Tag, mit laufendem Timer und den Einträgen des Tages.
Abrechnung
Rechne ein Projekt oder einen Retainer-Zeitraum aus den erfassten Zeiten ab, mit Leistungsnachweis. Angebote werden zu Rechnungen, Rechnungen tragen ihre E-Rechnung, und der DATEV-Stapel geht an die Steuerberatung.
Beispiel aus der App: Die Rechnungsliste, in der ein Entwurf für die erfassten Zeiten im September versendet wird.
Den Verbrauch im Monat sehen und Mehrstunden mit dem Zeitraum abrechnen, nicht drei Monate später.
Zum Anwendungsfall DoEin Timer, während du arbeitest, eine Wochenansicht, die fehlende Tage markiert, und die Vorwoche mit einem Klick kopiert.
Zum Anwendungsfall BillJede festgeschriebene Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD, der Umsatzsteuerfall je Rechnung entschieden, und ein DATEV-Export für die Steuerberatung.
Zum Anwendungsfall BillEin Projekt oder einen Retainer-Zeitraum in einem Lauf abrechnen, mit Leistungsnachweis.
Zum AnwendungsfallVier wiedergefundene Stunden pro Woche sind rund 17,3 Stunden im Monat. Gebt euren eigenen Stundensatz ein und seht, was das für eure Agentur bedeutet.
Reine Rechnung auf Basis von 52 Wochen im Jahr. Eure Zahlen können abweichen.
Ein ehrlicher Blick darauf, wie eure Agentur heute Zeiten erfasst, Retainer führt und abrechnet, und wo sich etwas verbessern lässt.
Keine Folien. Kein Verkaufsgespräch. Ein ehrlicher Blick.