Anwendungsfall · Bill
Eingangsrechnungen erfasst, freigegeben und weiterberechnet
Das PDF erfassen, die daraus gelesenen Felder prüfen, freigeben und die Kosten dem Projekt zuordnen, zu dem sie gehören.
Das Problem
Lieferantenrechnungen landen in drei Postfächern. Eine Person weiß, zu welchem Projekt sie gehören, und eine Rechnung, die niemand bucht, ist ein Betrag, den niemand weiterberechnet.
So funktioniert es in workelligence
- 1
Erfasse die Rechnung.
Lade das PDF oder Foto unter Rechnungswesen → Eingangsrechnungen hoch. Eine E-Rechnung wird aus ihren eingebetteten Daten gelesen; jedes andere Dokument wird ausgelesen und das Formular füllt sich mit Vorschlägen.
- 2
Prüfe.
Das Dokument liegt neben dem Formular; prüfe Lieferant, Nummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Mögliche Duplikate werden aufgelistet und müssen bestätigt werden.
- 3
Gib frei.
Der Datensatz verlässt Zu prüfen, und das Dokument ist gesperrt.
- 4
Ordne die Kosten dem Projekt zu.
Lege aus dem Datensatz die Projektausgabe an; der nächste Lauf von Projekt abrechnen kann sie aufnehmen.
- 5
Markiere als bezahlt.
Mit Datum und Betrag; ein Workflow kann deine Buchhaltung bei Freigabe oder Zahlung benachrichtigen.
Echte Anwendungsfälle
Den Monat aus den erfassten Zeiten abschließen
Ein Projekt oder einen Retainer-Zeitraum in einem Lauf abrechnen, mit Leistungsnachweis.
Zum Anwendungsfall PlanSehen, wer in den nächsten 8 bis 12 Wochen Luft hat
Stunden je Person und Woche, aus Arbeitszeitmodellen, Abwesenheiten und den geplanten Aufgaben.
Zum Anwendungsfall BillRetainer mit Stundenkontingent
Den Verbrauch im Monat sehen und Mehrstunden mit dem Zeitraum abrechnen, nicht drei Monate später.
Zum Anwendungsfall BillAbschlagsrechnungen und die Änderungen, die niemand abrechnet
Festpreisaufträge mit Abschlägen und Schlussrechnung, und Mehrleistungen in einem eigenen Meilenstein.
Zum AnwendungsfallDein 30-Minuten-Erstgespräch
Ein ehrlicher Blick darauf, wie Lieferantenrechnungen heute durch dein Büro laufen, und wo sich etwas verbessern lässt.
Keine Folien. Kein Verkaufsgespräch. Ein ehrlicher Blick.