Datenschutzerklärung

Version 0.2.0 · Aktualisiert am 2. Oktober 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie die Workelligence Ltd („workelligence“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten verarbeitet, soweit wir selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden (also soweit wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind.

Sie richtet sich an Besucherinnen und Besucher von workelligence.com, an Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen oder unseren Newsletter beziehen, an Nutzerinnen und Nutzer der workelligence-App sowie an die Ansprechpersonen unserer Kunden und Interessenten in Deutschland und Österreich.

Anwendbares Recht. Wir haben unseren Sitz im Vereinigten Königreich und keine Niederlassung in der EU. Weil wir unsere Leistungen Unternehmen in der EU anbieten, gilt für die Verarbeitung deiner Daten die DSGVO (Art. 3 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ergänzend gelten in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG), in Österreich das Datenschutzgesetz (DSG) und das Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021). Als britisches Unternehmen unterliegen wir zusätzlich der UK GDPR und dem Data Protection Act 2018.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Workelligence Ltd
128 City Road
London EC1V 2NX
Vereinigtes Königreich

Private Company Limited by Shares nach englischem Recht, eingetragen im Companies House (Registrar of Companies for England and Wales) unter der Company Number 17307391. Vertretungsberechtigte Direktorin: Bettina Leitner.

• Kontakt für alle Datenschutzanliegen: support@workelligence.com (Betreff „Datenschutz“) oder unser Kontaktformular unter workelligence.com/contact
• Registrierungsnummer bei der britischen Datenschutzaufsicht (Information Commissioner's Office, ICO): ZC263294

Datenschutzbeauftragter. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bei uns nicht vorliegen und wir in Deutschland keine Niederlassung haben, für die § 38 BDSG gelten könnte. Alle Datenschutzanliegen bearbeiten wir über die oben genannte Kontaktadresse.

2. Daten in Kunden-Workspaces: Hier sind wir Auftragsverarbeiter

Agenturen nutzen workelligence, um ihre eigenen Kontakte, Kunden, Projekte, Zeiten, E-Mails, Dokumente und Rechnungen zu verwalten. Für diese Workspace-Inhalte ist die jeweilige Agentur Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Bist du zum Beispiel Kundin oder Kunde, Lieferant oder E-Mail-Kontakt einer Agentur, die workelligence nutzt, oder hast du ein Formular ausgefüllt, das eine Agentur mit workelligence veröffentlicht hat, gilt die Datenschutzerklärung dieser Agentur. Bitte wende dich zur Ausübung deiner Rechte direkt an die Agentur. Wendest du dich stattdessen an uns, leiten wir dein Anliegen unverzüglich an die Agentur weiter (siehe Datenschutz-Anfragen).

Diese Datenschutzerklärung betrifft nur die folgenden Verarbeitungen, deren Zwecke wir selbst festlegen.

3. Welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage

3.1 Besuch unserer Website

Unsere Website workelligence.com setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge. Sie lädt keine Inhalte von Servern Dritter; unsere Schriftarten hosten wir selbst. Auch die App verwendet ausschließlich selbst gehostete Schriftarten.

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet unser Hosting-Anbieter Cloudflare zwangsläufig technische Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Profilbildung findet nicht statt.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website.
• Speicherdauer: siehe Abschnitt 7.

3.2 Kontaktaufnahme, Kontaktformular und Demo-Anfragen

Wenn du uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular schreibst oder eine Demo anfragst, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Unternehmen, deine Funktion und den Inhalt deiner Nachricht, um deine Anfrage zu beantworten. Anfragen verwalten wir in unserem Ticketsystem Freshdesk.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit deine Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung geschäftlicher Anfragen.

3.3 Einrichtung und Nutzung eines workelligence-Kontos

Um dir den Zugang zur App zu ermöglichen, verarbeiten wir:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als gesalzener Hashwert gespeichert), Sprache, Zeitzone, Profileinstellungen sowie deine Mitgliedschaft und Rolle in den jeweiligen Workspaces.
• Anmelde- und Sicherheitsdaten: Sitzungs-Cookies (siehe Cookies und ähnliche Technologien), Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und Wiederherstellungscodes, Aufzeichnungen über die erneute Authentifizierung vor sensiblen Aktionen sowie von dir erstellte API-Schlüssel (ausschließlich als Hashwert gespeichert). IP-Adressen nutzen wir nur im Arbeitsspeicher, um Anmeldeversuche zu begrenzen; in deinem Konto speichern wir sie nicht.
• Zustimmungsnachweise: welche Fassung unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen du wann akzeptiert hast.
• Service-E-Mails: die für die Kontoführung erforderlichen E-Mails) Bestätigung der E-Mail-Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen, Bestätigung von E-Mail-Adressänderungen und Sicherheitshinweise. Diese E-Mails versenden wir über Brevo.
• Erfassung der KI-Nutzung: Wenn du KI-Funktionen nutzt, erfassen wir, welcher Nutzer eine Anfrage ausgelöst hat, die genutzte Funktion und die Zahl der verbrauchten Tokens, um die im Tarif enthaltenen Kontingente anzuwenden. Deine Eingaben (Prompts) und die Antworten der KI sind in diesen Aufzeichnungen nicht enthalten.

Rechtsgrundlage: Soweit du selbst unser Vertragspartner bist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nutzt du workelligence, weil dein Unternehmen oder deine Organisation dir Zugang eingeräumt hat, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, den von deiner Organisation gebuchten Dienst zu erbringen. Für Sicherheitsaufzeichnungen und Zustimmungsnachweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Konten und des Dienstes, Nachweis des Vertragsschlusses).

Verbindung deines Postfachs (optional, soweit verfügbar). Verbindest du ein Gmail- oder Microsoft-365-Postfach, speichern wir die Zugriffstokens verschlüsselt, um in deinem Namen E-Mails zu synchronisieren und zu versenden. Die E-Mails selbst sind Workspace-Inhalte (Abschnitt 2). Unsere Nutzung von Informationen, die wir über Google-APIs erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung („Limited Use“): Wir verwenden Gmail-Daten ausschließlich, um die in der App sichtbaren Funktionen bereitzustellen, nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.

3.4 Kunden, Abonnements und Abrechnung

Für Unternehmen, die ein Abonnement abschließen, verarbeiten wir Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson für die Abrechnung, Firma, Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens, den Tarif, die Zahl der Nutzerlizenzen (Seats), den Abonnementstatus und die Zahlungshistorie.

• Zahlungen wickelt Stripe ab. Karten- oder Kontodaten gibst du direkt bei Stripe ein; vollständige Kartennummern erhalten wir nicht. Stripe ermittelt anhand der Rechnungsanschrift auch die anwendbare Umsatzsteuer. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten teils als unser Auftragsverarbeiter und teils als eigenständiger Verantwortlicher (etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten), siehe stripe.com/de/privacy.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Kunden); für die Daten der Ansprechpersonen des Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertrags mit deinem Unternehmen); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten erfüllen.

3.5 Support

Wenn du dich an unseren Support wendest, verarbeiten wir deine Kontaktdaten, den Inhalt deiner Nachricht und (soweit du es erlaubst und es zur Lösung erforderlich ist) Informationen aus deinem Workspace. Tickets verwalten wir in Freshdesk. Auf Workspace-Inhalte greifen wir nur zu, um deine Anfrage zu beantworten, oder wenn dies aus Sicherheits- oder Rechtsgründen erforderlich ist.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage unseren Vertrag betrifft; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Unterstützung unserer Nutzer).

3.6 Servicemitteilungen

Kunden und Nutzer informieren wir über wesentliche Änderungen des Dienstes, etwa Änderungen unserer Vertragsdokumente, neue Unterauftragsverarbeiter oder geplante Wartungsarbeiten. Diese Mitteilungen sind Teil des Dienstes und keine Werbung.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Nutzern, die nicht selbst Vertragspartner sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit wir zur Information verpflichtet sind, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3.7 Newsletter und Werbe-E-Mails

Wir versenden einen Newsletter mit Produktneuheiten, Tipps und Angeboten zu workelligence.

Mit deiner Einwilligung (Double-Opt-In). Für die Anmeldung benötigen wir nur deine E-Mail-Adresse; Name und Unternehmen kannst du freiwillig angeben. Nach der Anmeldung erhältst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du diesen Link anklickst, nehmen wir dich in den Verteiler auf (Double-Opt-In). Zum Nachweis deiner Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, die IP-Adresse bei der Bestätigung und den Wortlaut der Einwilligungserklärung. Bestätigst du die Anmeldung nicht, löschen wir deine Daten nach 30 Tagen.

• Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); in Deutschland zusätzlich § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, in Österreich § 174 Abs. 3 TKG 2021. Die Speicherung des Einwilligungsnachweises beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Bestandskunden. Haben wir deine E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf unserer Leistungen erhalten, können wir dir ohne gesonderte Einwilligung Informationen zu eigenen ähnlichen Leistungen schicken, solange du dem nicht widersprochen hast (in Deutschland nach § 7 Abs. 3 UWG, in Österreich nach § 174 Abs. 4 TKG 2021 (in Österreich nur, wenn du die Zusendung nicht von vornherein abgelehnt hast, insbesondere nicht durch Eintragung in die ECG-Liste der RTR). Wir weisen dich bei der Erhebung deiner E-Mail-Adresse und in jeder E-Mail klar darauf hin, dass du dieser Verwendung jederzeit widersprechen kannst, ohne dass dir dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Direktwerbung für eigene Leistungen gegenüber bestehenden Kunden (Erwägungsgrund 47 DSGVO).

Abmeldung. Jede Werbe-E-Mail enthält einen Abmeldelink und unsere Postanschrift. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen bzw. der Verwendung widersprechen) über den Link oder per E-Mail an support@workelligence.com. Die Abmeldung berührt keine Servicemitteilungen (Abschnitt 3.6).

Versanddienstleister: Den Newsletter versenden wir über Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich), die die Daten als unser Auftragsverarbeiter in der EU verarbeitet. Wir messen nicht, ob du unsere E-Mails öffnest oder darin enthaltene Links anklickst.

3.8 Sicherheit, Missbrauchsprävention und Rechtsansprüche

Wir verarbeiten die vorstehenden Daten, soweit dies erforderlich ist, um Angriffe und Missbrauch zu erkennen und abzuwehren, unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und unsere Nutzungsrichtlinie durchzusetzen sowie Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz unserer Systeme, unserer Nutzer und unserer Rechtspositionen); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit uns gesetzliche Pflichten treffen.

3.9 Daten, die wir nicht bei dir erhoben haben (Art. 14 DSGVO)

• Einladungen: Hat dich eine Kollegin oder ein Kollege in einen Workspace eingeladen, erhalten wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse von dieser Person.
• Ansprechpersonen von Kunden und Interessenten: Geschäftliche Kontaktdaten (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Funktion, Unternehmen) können wir von deinem Arbeitgeber oder aus öffentlich zugänglichen Unternehmensquellen erhalten, etwa von Unternehmenswebsites, aus dem Handels- bzw. Firmenbuch oder dem Companies House.

3.10 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruhenden Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

4. Empfänger der Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur wie in diesem Abschnitt beschrieben weiter.

Auftragsverarbeiter, die auf unsere Weisung und auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO für uns tätig sind:

Die Dienstleister, die Workspace-Inhalte im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (darunter unser KI-Anbieter OpenAI in den USA), sind in der Liste unserer Unterauftragsverarbeiter aufgeführt.

Eigenständige Verantwortliche: Google bzw. Microsoft, wenn du ein Postfach verbindest; Stripe im in Abschnitt 3.4 beschriebenen Umfang.

Sonstige Empfänger, soweit erforderlich: zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater (Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer); Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind; ein Erwerber oder Rechtsnachfolger, wenn unser Unternehmen ganz oder teilweise veräußert wird, nach Maßgabe dieser Datenschutzerklärung.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.

5. Übermittlung in Drittländer

Vereinigtes Königreich. Wir sitzen im Vereinigten Königreich; unser Team greift von dort auf Daten zu. Für das Vereinigte Königreich hat die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO erlassen. Übermittlungen dorthin bedürfen daher keiner zusätzlichen Garantien. Die App und ihre Daten selbst liegen in der EU (Frankfurt am Main).

USA und andere Drittländer. Einige Dienstleister (insbesondere Cloudflare, Google, Stripe und, für Workspace-Inhalte (OpenAI) verarbeiten Daten auch in den USA. Übermittlungen dorthin stützen wir

• auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, oder
• andernfalls auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), ergänzt um eine Bewertung der Übermittlungsrisiken und, soweit erforderlich, zusätzliche Schutzmaßnahmen.

In den USA können Behörden unter bestimmten Voraussetzungen auf Daten zugreifen, ohne dass dir dagegen dieselben Rechtsbehelfe zustehen wie in der EU. Eine Kopie der jeweiligen Garantien kannst du unter support@workelligence.com anfordern.

6. Bist du verpflichtet, Daten bereitzustellen?

Für den Besuch unserer Website musst du uns keine personenbezogenen Daten mitteilen. Für ein Konto, ein Abonnement oder den Newsletter benötigen wir die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten; ohne sie können wir die jeweilige Leistung nicht erbringen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach löschen oder anonymisieren wir sie.

8. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 9);
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Diese Rechte gelten nach Maßgabe der DSGVO und der nationalen Ausnahmen, in Deutschland insbesondere der §§ 32 bis 37 BDSG. In Österreich ergänzt § 1 DSG das Grundrecht auf Datenschutz.

Wie du deine Rechte ausübst, erklären wir auf der Seite Datenschutz-Anfragen. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei komplexen oder zahlreichen Anfragen können wir die Frist um zwei weitere Monate verlängern und teilen dir das innerhalb des ersten Monats mit Begründung mit (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bestehen begründete Zweifel an deiner Identität, können wir zusätzliche Informationen anfordern (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).

9. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Information über dein Widerspruchsrecht Widerspruch aus Gründen deiner besonderen Situation. Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) stützen; dies gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling. Wir verarbeiten deine Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Widerspruch gegen Direktwerbung. Verarbeiten wir deine Daten, um Direktwerbung zu betreiben (etwa Werbe-E-Mails an Bestandskunden), kannst du jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verarbeiten deine Daten dann nicht mehr für diesen Zweck. So legst du Widerspruch ein: formlos per E-Mail an support@workelligence.com, über unser Kontaktformular unter workelligence.com/contact oder) bei Werbe-E-Mails, über den Abmeldelink in jeder E-Mail.

10. Beschwerdeverfahren und Beschwerderecht

Beschwerde bei uns. Bist du mit unserem Umgang mit deinen Daten nicht zufrieden, schreib uns bitte an support@workelligence.com (Betreff „Datenschutz-Beschwerde“) oder über unser Kontaktformular. Wir bestätigen den Eingang innerhalb von 30 Tagen, prüfen die Beschwerde und teilen dir das Ergebnis unverzüglich mit. Dieses Verfahren ist freiwillig; dein Recht, dich direkt an eine Aufsichtsbehörde zu wenden, bleibt davon unberührt.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Da wir keine Niederlassung in der EU haben, gibt es für uns keine federführende Aufsichtsbehörde; du kannst dich insbesondere an die Behörde an deinem Wohnort, Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes wenden:

• Deutschland: die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem du wohnst oder arbeitest. Eine Liste mit Anschriften findest du unter bfdi.bund.de/anschriften.
• Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at (Beschwerde nach § 24 DSG).

Für unseren Sitz zuständig ist im Vereinigten Königreich das Information Commissioner's Office (ico.org.uk).

11. Datensicherheit

Wir schützen personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind (Art. 32 DSGVO), unter anderem Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung, Mandantentrennung und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Einzelheiten findest du auf unserer Seite Sicherheit & Datenschutz.

12. Kinder

Wir bieten workelligence ausschließlich für Unternehmen an. Er richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren, und wir erheben wissentlich keine Daten von ihnen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Version und Datum oben zeigen den aktuellen Stand. Betrifft dich eine Änderung wesentlich, informieren wir dich vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail oder in der App.