Workflows

Ein Workflow ist eine Regel: ein Auslöser, eine optionale Bedingung und eine Liste von Aktionen. Er läuft genau so, wie er geschrieben ist, ohne KI dazwischen.

Einen Workflow anlegen

1. Öffne Einstellungen → Workflows und klicke auf Workflow anlegen.
2. Benenne ihn, zum Beispiel „Gewonnener Deal → Projekt + Kickoff-Aufgabe”.
3. Wähle den Auslöser: Deal angelegt, Deal-Phase geändert, Aufgabe angelegt, Aufgabenstatus geändert, Meilenstein abgeschlossen, Rechnung festgeschrieben, Rechnung überfällig, Rechnung beglichen, Zahlung erfasst, Mahnung versendet, Eingangsrechnung freigegeben oder Eingangsrechnung als bezahlt markiert.
4. Füge eine Bedingung hinzu, wenn die Regel nur manchmal gelten soll, zum Beispiel für eine bestimmte Phase.
5. Füge die Aktionen der Reihe nach hinzu: eine Aufgabe anlegen, einen Kommentar hinzufügen, einen Deal verschieben, eine E-Mail senden und so weiter.
6. Aktivieren.

Regeln, die immer gelten

• Nur Aktionen aus dem Workflow-Katalog sind erlaubt, geprüft beim Speichern und noch einmal beim Ausführen.
• Ein laufender Workflow verwendet die Definition, wie sie beim Start war; das Bearbeiten der Regel ändert laufende Ausführungen nicht.
• Mit Menschliche Freigabe für Workflow-Schreibzugriffe verlangen unter Einstellungen → KI warten die Schreibzugriffe eines Workflows unter Freigaben auf eine Freigabe, bevor er weiterläuft.
• Das Senden von E-Mails ist die eine Aktion mit Wirkung außerhalb des Workspace; sie kann in seltenen Fällen mehr als einmal zugestellt werden, also halte solche Regeln auf der Empfängerseite idempotent.

Läufe am Workflow zeigt jeden Lauf mit seinem Ergebnis.